Gemeente maakt het makkelijker voor organisatoren evenementen

STEENBERGEN  – Goed voorbeeld doet volgen. Daarom heeft de gemeente Steenbergen in navolging van de Belastingdienst de slogan ‘Leuker kunnen we het  niet maken, wel makkelijker’ overgenomen voor wat betreft de vergunningverlening bij evenementen. Voortaan hoeven organisaties van terugkerende evenementen de vergunning alleen nog te controleren en desgewenst te wijzigen of aan te vullen.

De procedures rond de vergunningverlening is al jaren een grote bron van ergernis. Organisatoren ervoeren de steeds wisselende aanvraagmethodes, de toenemende informatiebehoefte en de lange behandeltijd  als onprettig en demotiverend. “Het is niet leuk voor de organisatie van een evenement, maar ook niet voor de ambtenaren van de gemeente die enorm hun best doen maar toch veel klachten krijgen,” aldus burgemeester Ruud van den Belt.

Applicatie

In plaats van door te blijven tobben, besloot de gemeente het roer om te gooien. Zij liet een zogenaamde applicatie ontwikkelen waarmee het een stuk makkelijker wordt om de vergunningsprocedure te doorlopen. Met name voor de organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen. Van den Belt: “We hebben alle informatie die bij ons bekend is, ingevoerd in kant-en-klare formulieren. De organisaties hoeven alleen maar te controleren of het klopt en eventuele wijzigingen door te geven. Het is wel belangrijk dat de organisaties tijdig (uiterlijk 12 weken voor het evenement – red.) alle gevraagde informatie in hebben gediend.”

eHerkenning

Volgens Van den Belt heeft het instrument al de interesse van andere gemeentes gewekt. “We gaan er vanuit dat de kosten voor de baten gaan. Niet alleen doordat we door deze aanpak de personeelskosten naar beneden kunnen brengen, maar ook doordat we de tool aan derden kunnen doorverkopen. Het belangrijkste is echter dat we de dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Met name voor de organisatoren die over het algemeen hardwerkende vrijwilligers zijn.”
Om de vergunning langs de digitale snelweg aan te vragen moet men wel over eHerkenning beschikken. Dit is een systeem (vergelijkbaar met DigiD) waarmee organisaties zoals gemeenten hun diensten veilig online kunnen maken.

De presentatie van applicatie vond plaats tijdens een informatieavond voor organisatoren van evenementen in het gemeentehuis. Dit werd verzorgd door het Evenementenplatform Steenbergen dat nauw samenwerkt met de gemeente. Op de site van het platform staat alle informatie over de nieuwe manier van vergunningverlening en over de eHerkenning.

www.evenementenplatformsteenbergen.nl

Foto: Tijdens een informatieavond in het gemeentehuis kregen de organisatoren van evenementen tekst en uitleg over de nieuwe manier van vergunning aanvragen.
Door: Dasja Abresch